Panduan Inisiasi Data Awal Aplikasi E-Gudang
Dokumen ini menjelaskan langkah-langkah setup awal (initial setup) aplikasi E-Gudang sebelum digunakan untuk operasional harian. Proses inisiasi ini hanya dilakukan satu kali di awal penggunaan atau ketika ada penambahan entitas bisnis baru.
Urutan inisiasi data harus sesuai karena adanya relasi antar tabel (dependency). Jangan melompat ke langkah berikutnya sebelum langkah sebelumnya selesai.
Data yang perlu di siapkan
Sebelum memulai inisiasi, siapkan data berikut agar bisa langsung di implementasikan
- Daftar Gudang
- Daftar Instansi
- Daftar Produk
Inisiasi Master Data
Setup Gudang
Gudang adalah lokasi fisik penyimpanan barang yang berada di bawah sebuah Instansi.
Master Data → Gudang
Langlah - Langkah
- Klik "+ Tambah Gudang"
- Isi form:
| Field | Wajib | Keterangan | Contoh |
|---|---|---|---|
| Nama Gudang | ✅ | Nama gudang | Gudang Utama Jakarta |
| Deskripsi | ❌ | Deskripsi Gudang | Penyimpanan Khusus bahan kain |
| No. HP | ❌ | No. Hp Gudang yang bisa di hubungi | Budi Santoso |
| Alamat | ❌ | Alamat gudang | Gudang A, Kawasan Industri |
- Klik "Simpan"
Satu instansi bisa memiliki banyak gudang (misalnya: Gudang Pusat, Gudang Cabang, Gudang Transit)
Setup instansi
Instansi adalah entitas bisnis tertinggi dalam sistem (misalnya: Perusahaan, Cabang, atau Unit Bisnis).
Master Data → Instansi
Langlah - Langkah
- Klik tombol "+ Tambah Instansi"
- Isi form berikut:
| Field | Wajib | Keterangan | Contoh |
|---|---|---|---|
| Nama Instansi | ✅ | Nama lengkap perusahaan | PT Egudan Indonesia |
| Alamat | ❌ | Alamat lengkap | Jl. Sudirman No. 1, Jakarta |
| Telepon | ❌ | Nomor kontak untuk menghubungi instansi | 021-5551234 |
| Daftar Gudang | ❌ | Gudang mana saja yang berlasi dengan instansi | Aktif |
- Klik "Simpan"
Setup Produk
Produk adalah item barang yang dikelola, dan Variant adalah variasi dari produk tersebut (misalnya: ukuran, warna, kemasan).
Master Data → Produk
Langlah - Langkah
Pembuatan data manual
- Klik "+ Tambah Produk"
- Isi form:
| Field | Wajib | Keterangan | Contoh |
|---|---|---|---|
| Nama Produk | ✅ | Nama produk | Beras Premium |
| Deskripsi | ❌ | Detail produk | Beras premium kualitas 1 |
| Harga Beli Default | ❌ | Acuan harga beli (jika di aktifkan) | Rp 12.000 |
| Harga Jual Default | ❌ | Acuan harga jual | Rp 15.000 |
| Kode Produk | ❌ | Kode pengenal produk | BJU-0012 |
| Punya Vairasi | ✅ | Aktif / Non-Aktif | Aktif |
| Nama Varian Produk | ✅ | Nama variant produk, biasa berupa warna, ukuran dll | S, M, L, XL Hijau, Coklat, Kuning |
- Klik "Simpan"
Gunakan SKU yang konsisten dan mudah diingat
Import dari Excel
- Download template Excel dari tombol "Export" pada halaman daftar produk
- Isi data sesuai kolom template seperti pada keterangan field sebelumnya
Pada saat pengisian excel, tambahkan baris baru dengan nama produk yang sama untuk membuat variasi baru
- Upload kembali via tombol "Import Excel"